Solution d’approvisionnement destinée aux transactions B2B, l’e-procurement regroupe l’ensemble des procédures d’achat en ligne. Réparti en trois grandes étapes, ce processus permet d’optimiser la dématérialisation des transactions commerciales. Allons à la découverte de l’e-procurement et familiarisons-nous avec ce concept.
Définition de l’e-procurement
La déclinaison française du terme e-procurement est « approvisionnement en ligne ». En France, le ministère de la Culture définit l’e-procurement comme « La gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique ». Il faut donc entendre par e-procurement l’ensemble des solutions d’achat mises en place dans une entreprise et qui permettent à cette entité de dématérialiser ses procédures d’achat en ligne.
L’e-procurement conduit dès lors à l’optimisation des différentes étapes du « procure to pay » qui, lui-même, se subdivise en trois phases. La première étant la sélection des produits, la seconde l’envoi des commandes et enfin la troisième qui est la facturation.
L’e-procurement concerne prioritairement le secteur B2B (Business to Business). Il faut par conséquent exclure le B2C (Business to Customer) du champ de ses compétences. Les sous-catégories suivantes sont celles auxquelles cette solution s’adresse particulièrement :
- le service achat ;
- l’utilisateur final qui a commandé le produit ;
- le responsable chargé de la validation des commandes ;
- et enfin le service comptable.
Les étapes de l’e-procurement
Le processus d’e-procurement s’articule autour de trois grandes étapes. D’abord, il y a la sélection des produits. Pour ce faire, la personne chargée des achats dans votre entreprise doit accéder au catalogue de produits mis en ligne sur la plateforme du fournisseur. La connexion se fait à partir de votre propre solution d’achat.
Une fois que cette étape est franchie, l’acheteur peut visualiser l’offre de produits que le vendeur propose. Il peut donc choisir aisément les articles qui l’intéressent en précisant les quantités. La génération de la demande d’achat se fait en un clic par le truchement des outils d’e-procurement.
La deuxième étape, c’est la transformation de la demande d’achat en commande. Après avoir été générée, la demande d’achat est rapatriée dans votre environnement d’achat, en tant que client. Cette opération est connue sous l’appellation Punch out. À la suite de son examen et de sa validation, la demande d’achat, devenue une commande, est ensuite envoyée au fournisseur. Ce dernier peut alors mettre en place la procédure de livraison en lançant la préparation de la commande.
La troisième étape de l’e-procurement, c’est l’envoi de la facture dématérialisée, au client que vous êtes, pour le paiement. Cette transmission se fait par voie électronique. Dès réception, vous disposez d’un certain temps pour procéder au virement de la somme correspondante dans le compte de votre fournisseur.
Les équipes en charge de l’e-procurement au sein d’une entreprise
Le service des achats est la principale équipe impliquée dans la gestion de l’e-procurement dans votre entreprise. Mais elle n’est pas la seule. Plusieurs autres équipes peuvent se greffer aux procédures d’approvisionnement en ligne.
C’est le cas notamment du responsable informatique. Ce dernier peut en effet choisir un ou plusieurs informaticiens freelances si son entreprise manifeste un besoin en compétences de cette nature. Il en est de même du responsable des projets dans une industrie. Le recours à l’e-procurement peut lui permettre de satisfaire les besoins de l’entreprise en fourniture de matières premières.
Les finances et la comptabilité sont la dernière équipe impliquée dans les procédures d’e-procurement au sein d’une entreprise. Il faut savoir que leur position en bout de chaîne leur permet de traiter, en dernier ressort, l’ensemble des factures reçues des différents fournisseurs afin de procéder au paiement dans le respect des délais.
Outre les économies de temps et d’argent qu’il permet de réaliser, l’e-procurement limite les risques d’erreurs sur les commandes. La digitalisation a en effet sonné le glas des contrats et commandes manuelles. Désormais, grâce à la standardisation, les entreprises sont moins exposées aux erreurs humaines.
L’e-procurement, solution d’achat des prestations intellectuelles
Les plateformes de freelance proposent des outils pouvant être utilisés pour la digitalisation des achats. Or, depuis quelque temps, on assiste à un boom concernant le recours aux prestations intellectuelles. Ces nouveaux acteurs ont réussi à se faire une place dans l’univers du e-procurement.
Il suffit dorénavant de quelques clics pour accéder au catalogue de prestataires indépendants disponibles sur chaque plateforme. Rédaction de contenus, programmation, codage informatique, comptabilité, infographie, graphisme, etc., les spécialités qui utilisent des travailleurs freelances se multiplient au fil du temps.
Les plateformes assurent, elles-mêmes, la recherche des clients, la négociation des tarifs, la gestion des contrats, la facturation et les paiements. À mesure que le projet avance, chaque partie prenante reçoit des notifications sur le statut de la commande : en cours de traitement, achevée ou abandonnée.
Les prix pratiqués tiennent compte de la densité du projet et du niveau d’expertise exigé. Comme on le voit, les plateformes de freelance vous permettent de rationaliser vos achats. D’où l’intérêt d’un basculement définitif dans l’e-procurement avec la garantie de résultats plus que satisfaisants.